Optimización de espacio en Sharepoint

¿Por qué SharePoint Online pierde espacio?

SharePoint Online es una plataforma potente, pero uno de los problemas más frecuentes que enfrentan las organizaciones es el crecimiento descontrolado del almacenamiento.

Esto suele deberse a factores como:

✅ Versiones de documentos acumuladas
✅ Archivos grandes con cientos de revisiones
✅ Bibliotecas sin políticas de retención
✅ Contenido obsoleto o duplicado
✅ Falta de visibilidad sobre quién consume espacio y por qué

Este crecimiento no solo impacta en el coste total de Microsoft 365, sino también en la eficiencia, gobernanza y control de la información.

📦 ¿A quién va dirigido este servicio?

Este servicio es ideal si:

✔ Tu almacenamiento de SharePoint Online crece demasiado rápido
✔ Estás pagando almacenamiento extra en Microsoft 365
✔ Tienes dudas sobre el uso de versiones y su impacto
✔ Necesitas cumplir políticas internas o regulatorias
✔ Quieres visibilidad real de tu entorno documental

¿Qué hacemos en nuestra Auditoría de Espacio SharePoint?

Nuestro servicio combina análisis técnico profundo con mejores prácticas de gestión documental:

🔍 1. Auditoría completa del almacenamiento

Analizamos:

• Uso de espacio por sitio, biblioteca y usuario

• Porcentaje de consumo por versiones históricas

• Archivos grandes o con muchas revisiones

• Contenido inactivo o redundante

Te entregamos un informe claro con métricas reales y recomendaciones accionables.

📜 2. Definición de Políticas de Retención y Versionado

Establecemos reglas para:

• Mantener solo las versiones necesarias

• Asegurar cumplimiento legal y de normativas internas

• Evitar que el problema se repita

• Definir límites inteligentes de versiones y reglas de expiración

🛠️ 3. Recuperación de Espacio en SharePoint

Aplicamos:

• Scripts automatizados  

• Eliminación controlada de versiones antiguas

• Limpieza de elementos obsoletos

• Generación de informes detallados post-limpieza

Todo se realiza con control, respaldo previo y trazabilidad para tu equipo.

💼 ¿Qué beneficios obtienes?

🎯 Reducción inmediata del consumo de almacenamiento
💰 Menor coste en licencias y almacenamiento Microsoft 365
📈 Mejor rendimiento y tiempos de carga
🔒 Governanza documental sólida
📊 Informes y métricas para control interno
⚙️ Automatizaciones que evitan crecimientos futuros

📈 Resultados típicos que conseguimos

📌 Reducción de espacio ocupado: 30–60% en promedio
📌 Visibilidad completa de consumo por usuario y biblioteca
📌 Políticas automatizadas de retención futuras
📌 Informes ejecutivos para tu dirección o equipo IT

Ejemplo real
Una compañía con 5 TB en SharePoint Online redujo más de 2 TB liberados en semanas, sólo con optimización de históricos y reglas de retención.

 

📌 ¿Cómo trabajamos? — Nuestro Proceso

1. Kickoff y descubrimiento

2. Análisis y diagnóstico de consumo

3. Definición de políticas con tu equipo

4. Ejecución de limpieza controlada

5. Entrega de informe y recomendaciones

6. (Opcional) Monitorización continua

📞 ¿Listo para optimizar tu SharePoint?

👉 Solicita tu Auditoría de Espacio
Completa el formulario o contáctanos para un diagnóstico rápido sin compromiso.

📧 Email info@mktic.es 
📞 Teléfono: +34 609 127 543